§ 1 Postanowienia ogólne
1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki uczestnictwa w niemasowej imprezie zamkniętej organizowanej przez Stowarzyszenie Grupa Inicjatyw
Twórczych „GIT” KRS: 0000319776 zwanych w dalszej części Regulaminu larpem lub konwentem.
2. Udział w larpie jest możliwy wyłącznie po uprzednim zapoznaniu się z treścią regulaminu i jego zaakceptowaniu.
3. Stowarzyszenie Grupa Inicjatyw Twórczych „GIT” jest organizacją non-profit, nieczerpiącą żadnych korzyści majątkowych z pobierania składki na rzecz
uczestnictwa w konwencie, zwanej w dalszej części regulaminu biletem. Całość wpływów pochodzących z biletów jest przeznaczana na zorganizowanie
konwentu, konserwację i rozbudowę infrastruktury znajdującej się na terenie gry oraz na poczet kolejnych edycji.
4. Larp to fabularna gra terenowa, podczas której uczestnicy wcielają się w role bohaterów żyjących w świecie stworzonym przez organizatora, poprzez
wykonywanie realnych czynności i interakcje z innymi uczestnikami larpa oraz osobami obsługującymi wydarzenie z ramienia organizatora. Larp jest
rozrywką, opowieścią tworzoną przez osoby aktywnie biorące w niej udział, który poprzedzony jest przygotowaniami do odegrania roli. Larp może
zawierać elementy weryfikujące siłę i sprawność fizyczną uczestników, a także ich odporność psychiczną. Udział w każdym z tych elementów jest
dobrowolny i zależy od niczym nieprzymuszonej woli uczestnika.

§ 2 Organizatorzy
Głównym organizatorem konwentu jest Stowarzyszenie Grupa Inicjatyw Twórczych „GIT” KRS: 0000319776 z siedzibą w ul. Wodzisławska 5, 44-362 Rogów, Polska zwany w dalszej części Regulaminu organizatorem, a także Podmioty i Osoby wyznaczone przez organizatora.

§ 3 Czas i miejsce
1. Konwent odbywa się w Czyżowicach (woj. śląskie), na terenie restauracji „Rancho Western” oraz na przyległych terenach określanych jako
„Szwajcaria Czyżowicka”.
2. Miejsca oraz godziny rozpoczęcia i długość trwania, jak również szczegóły pobytu na terenie larpa dostępne są na stronie internetowej organizatora:
https://www.facebook.com/FortRPG
3. Organizator może dokonać zmiany daty lub / i miejsca larpa, o czym Uczestnik zostanie zawiadomiony poprzez zamieszczenie odpowiedniej informacji
na stronie internetowej, a także poprzez wiadomość e-mail, nie później niż 24 godziny przed rozpoczęciem larpa, chyba że okaże się to niemożliwe.
Zmiana nie powoduje powstania dodatkowych zobowiązań Organizatora względem Uczestnika, ani dodatkowych roszczeń przysługujących
Uczestnikowi wobec Organizatora.
4. Organizator może odwołać larp bez podania przyczyn, a także z powodu żałoby narodowej, działania siły wyższej, wydania aktu prawnego bądź polecenia
organu władczego. Wówczas Uczestnikowi przysługuje zwrot poniesionej opłaty za wejściówkę. O odwołaniu larpa i szczegółach praw przysługujących
Uczestnikowi, Organizator poinformuje Uczestnika poprzez wiadomość e-mail lub inną drogą komunikacji elektronicznej.

§ 4 Uczestnictwo
1. W konwencie może brać udział osoba, która najpóźniej w dniu rozpoczęcia konwentu kończy 18 lat oraz osoba niepełnoletnia pod opieką opiekuna
prawnego lub osoby upoważnionej zgodnie z punktem 3 § 4.
2. Uczestnikiem larpa jest każda osoba, która opłaciła wejściówkę za udział w larpie poprzez stronę internetową www.larpfort.com lub zakupiła bilet na miejscu,
w którym organizowany jest konwent podczas akredytacji i wyraziła zgodę na akceptację niniejszego regulaminu oraz innych postanowień niezbędnych do
wzięcia udziału w larpie oraz przeszła akredytację na terenie gry w punkcie wyznaczonym przez organizatorów w dniu rozpoczęcia imprezy lub w
jakimkolwiek innym dniu jej trwania.
3. Osoby niepełnoletnie są dopuszczone do udziału w konwencie wyłącznie pod nadzorem opiekuna. Niepełnoletni Uczestnik musi posiadać pisemną zgodę
opiekuna prawnego na udział w imprezie, jednak w treści zgody opiekun prawny musi wskazać pełnoletniego Uczestnika konwentu, który bierze
odpowiedzialność za osobę niepełnoletnią. Wzór takiej zgody znajduje się na końcu niniejszego regulamin. Nie jest przewidziany dolny limit wiekowy
Uczestników. Organizatorzy nie podejmują się w żadnej formie opieki zorganizowanej bądź indywidualnej nad osobami niepełnoletnimi. Organizatorzy
zastrzegają sobie prawo do weryfikacji autentyczności zgody na udział osoby niepełnoletniej.
4. Podczas trwania konwentu mogą mieć miejsce atrakcje czy aktywności dedykowane niepełnoletnim Uczestnikom, niebędące żadną formą opieki
zorganizowanej bądź indywidualnej.

§ 5 Opłaty
Wejściówka może zostać zakupiona poprzez stronę internetową www.larpfort.com lub na miejscu, w którym organizowany jest konwent, podczas
akredytacji.

§ 6 Zgłaszanie problemów i pomoc w trakcie trwania larpa
Organizator wskaże Uczestnikom przed larpem znajdujące się na terenie obiektu miejsce przebywania organizatorów, pomocy medycznej i
zaopatrzeniowej, do których Uczestnik może zgłosić się w razie wystąpienia jakichkolwiek problemów.
Organizator wskaże Uczestnikom także osoby obecne stale na terenie gry, którym w pierwszej kolejności mogą zgłosić wszelkie uwagi i problemy
związane z larpem.

§ 7 Harmonogram larpa
1. Uczestnik zobowiązany jest do akredytacji na terenie gry w punkcie wyznaczonym przez organizatorów w dniu rozpoczęcia imprezy lub w jakimkolwiek
innym dniu jej trwania.
2. Uczestnik jest zobowiązany do przejścia procesu akredytacji. Następnie Uczestnik otrzyma od organizatorów opaskę oraz opcjonalne przedmioty i
informacje niezbędne do uczestnictwa w larpie.
3. Uczestnik zobowiązany jest do obecności na wszystkich warsztatach zapoznających z zasadami wewnętrznymi larpa.
4. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wszelkich zmian (czasu rozpoczęcia, czasu trwania, lokalizacji itp.) w harmonogramie Konwentu oraz Gry
Głównej.

§ 8 Prawa i obowiązki uczestnika
1. Uczestnik ma prawo do uczestnictwa w larpie oraz korzystania z wszelkich atrakcji i aktywności zapewnionych przez Organizatora.
2. Uczestnik ma prawo do pobytu i noclegu na terenie niestrzeżonego pola namiotowego oraz innych wyznaczonych przez Organizatorów miejscach w trakcie
trwania konwentu.
3. Uczestnik ma prawo skorzystania ze wszystkich elementów oferty przedstawionej w dokumencie projektowym larpa znajdującej się na stronie
https://www.facebook.com/FortRPG
4. Uczestnik ma prawo do odstąpienia od umowy kupna wejściówki w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy, tj. dnia jego zakupu i wyrażenia zgody na
poniesienie ryzyka wynikającego z charakteru larpa, z prawem do zwrotu całości wniesionej opłaty.
5. Uczestnik ma prawo do rezygnacji udziału w larpie po terminie wskazanym w § 8 pkt 4, a także w trakcie trwania larpa bez prawa do zwrotu wniesionej
opłaty.
6. Uczestnik ma prawo zgłoszenia Organizatorowi wszelkich napotkanych problemów związanych z larpem i pobytem na terenie konwentu.
7. Uczestnik ma obowiązek pokryć koszty wszelkich zniszczeń powstałych z Jego winy.
8. Uczestnik ma obowiązek zgłosić natychmiast Organizatorowi lub osobie przez niego wyznaczonej wszelkie pogwałcenie zasad obowiązujących w czasie
trwania larpa lub przepisów prawa powszechnie obowiązującego na terenie Polski.
9. Uczestnik ma obowiązek stosować się do niniejszego regulaminu oraz wszelkich regulaminów przyjętych na terenie konwentu.
10. Uczestnik ma obowiązek stosować się do zaleceń Organizatorów i osób przez nich wyznaczonych w trakcie trwania konwentu.
11. Uczestnik łamiący obowiązujące na terenie Polski przepisy prawa lub nieprzestrzegający niniejszego regulaminu może zostać wykluczony z konwentu i
pozbawiony statusu Uczestnika.
12. Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystywanie jego wizerunku na zdjęciach oraz filmach z konwentu dla celów marketingowych organizatora oraz przez inne
podmioty wskazane przez organizatora. Wykorzystywanie wizerunku obejmuje wprowadzanie do pamięci komputera i sieci multimedialnej, a także
zwielokrotnianie zapisu, publiczne wystawienia, wyświetlanie, odtwarzanie, nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby
każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym. Ponadto uczestnik wyraża zgodę na zamieszczanie i publikowanie jego
wizerunku w prasie, stronach internetowych, mediach społecznościowych, plakatach i bilbordach oraz emisję w przekazach telewizyjnych i radiowych.
Niniejsza zgoda na rozpowszechnianie wizerunku jest zezwoleniem w rozumieniu art.. 81 ust 1 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zgoda
na wykorzystanie wizerunku może być cofnięta, jednakże odnosi to skutek na przyszłość i może wiązać się z obciążeniem cofającego zgodę kosztami, jakie
poniósł Organizator lub inny podmiot w związku z przygotowaniem wizerunku do wykorzystania w zakresie prowadzonej działalności, przez to, że liczył
na jego wykorzystanie. Przetwarzanie wizerunku nie narusza przepisów RODO i odbywa się w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f.
13. Uczestnik, przez przystąpieniem do gry, zobowiązany jest zapoznania się z Podręcznikiem dla gracza oraz materiałami wskazanymi przez Organizatora. Na
ich podstawie Uczestnik zobowiązany jest do wypełnienia on-line ankiety sprawdzającej poziom wiedzy na temat larpa, w którym ma uczestniczyć, co jest
warunkiem dopuszczenia do gry. Termin wypełnienia ankiety oraz link do niej zostają podane przez Organizatora na stronie
https://www.facebook.com/FortRPG oraz innych stronach, dedykowanych wydarzeniu.
14. Uczestnik jest świadomy, że udział w części aktywności składających się na larp wymaga sprawności fizycznej oraz odporności psychicznej. Udział w
larpach obarczony jest ryzykiem nieprzewidzianych okoliczności mogących prowadzić do zniszczenia własności, obrażeń fizycznych, a nawet śmierci, a
także powodować pogorszenie nastroju, lub intensyfikować dolegliwości natury psychicznej. Mając na uwadze powyższe, Uczestnik ma świadomość, że
udział w larpach jest całkowicie dobrowolny i wynika z jego woli.
15. Uczestnik w trakcie trwania konwentu ma pełne prawo wyboru i może odstąpić od realizacji sceny w każdym czasie poprzez użycie słowa
bezpieczeństwa: “RED”.
16. Uczestnik nie musi brać udziału w żadnym ćwiczeniu, scenie czy aktywności i może się wycofać z uczestnictwa w każdym momencie, niezależnie od
tego, co sugerują mu inne osoby biorące udział w larpie, podczas odgrywania przypisanych im ról.
17. Uczestnik sam decyduje o tym, czy jego stan zdrowia, sprawność fizyczna czy inne okoliczności umożliwiają mu udział w larpie lub jego części.
18. Uczestnik nie może zataić okoliczności dotyczących jego stanu zdrowia, które mogą mieć wpływ na jego udział w larpie oraz umożliwić Organizatorowi
podjęcie odpowiednich działań i udzielenie odpowiedniej pomocy.
19. Uczestnik jest świadomy, iż podczas aktywności fizycznych podczas trwania konwentu mogą pojawić się otarcia, siniaki, naciągnięcia lub przeciążenia
mięśni i nie będzie zgłaszał żadnych pretensji lub zażaleń gdy takowe wystąpią.
20. Uczestnik ma obowiązek zachowywać się w sposób racjonalny, nie stwarzając przy tym niebezpieczeństwa dla siebie i innych, w szczególności zachować
ostrożność na nierównościach terenu, w pobliżu zbiorników wodnych, terenach leśnych, a także w innych potencjalnie niebezpiecznych miejscach, jak
blanki, schody, drewniane zabudowania, kopalnie itp. na terenie konwentu.
21. Uczestnik ma obowiązek zachować zasady ostrożności w związku z posługiwaniem się ogniem oraz pirotechniką i stosować do zaleceń Organizatora w
tym zakresie, a zwłaszcza do zakazu używania ognia i pirotechniki, jeśli zostanie taki wydany.
22. Uczestnik może posługiwać się bronią bezpieczną posiadającą atesty firm wskazanych przez Organizatora lub inną, która przed rozpoczęciem larpa
zostanie zaprezentowana Organizatorowi i przez niego zaakceptowana.
23. Uczestnikowi zabrania się wprawiania w stan upojenia alkoholowego oraz stan odurzenia innymi substancjami, prowadzący do stwarzania niebezpieczeństwa
dla niego samego lub innych osób biorących udział w larpie, czy stwarzania uciążliwości dla innych osób biorących udział w larpie, pod rygorem
pozbawienia statusu uczestnika i usunięcia z larpa bez prawa zwrotu opłaty za wejściówkę.
24. Uczestnik potwierdza, iż wyraża zgodę na przetwarzanie i przechowywanie jego danych osobowych przez Stowarzyszenie Grupa Inicjatyw Twórczych
„GIT”, będące administratorem w/w danych. Dane osobowe Uczestnika będą przetwarzane w celu przeprowadzenia konwentu, w tym przygotowania
niezbędnych materiałów przed rozpoczęciem imprezy, a także w celu zapewnienia Uczestnikowi bezpieczeństwa i realizacji jego indywidualnych oczekiwań
względem larpa. Przetwarzanie na potrzeby realizacji larpa obejmuje w szczególności imię, nazwisko, zdjęcia, czy informacje zdrowotne, które
przekazywane są przez Organizatora podmiotom i osobom przygotowującym grę i jej infrastrukturę. Osoby i podmioty te zobowiązane są do zachowania w
tajemnicy w/w danych i używania ich wyłącznie w celu realizacji konwentu oraz komunikacji z Uczestnikiem. Stowarzyszenie Grupa Inicjatyw Twórczych
„GIT” zobowiązuje się dotrzymać należytej staranności w celu ochrony danych osobowych Uczestnika. Ponadto, Uczestnik rozumie, iż w przypadku
jakiegokolwiek zagrożenia jego danych osobowych bezprawnym działaniem osób trzecich, zostanie poinformowany o takim zagrożeniu, jak i o krokach,
które może przedsięwziąć w celu zapobieżenia zagrożeniom, a także rozumie, iż przysługuje mu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania,
usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych, jak również prawo do
cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Podanie danych osobowych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie
lub brak zgody na przetwarzanie, a także jej cofnięcie ze względów organizacyjnych, uniemożliwia udział w konwencie. Organizator może również
udostępnić te dane Głównemu Inspektoratowi Sanitarnemu oraz organom ścigania, jeżeli zajdzie taka potrzeba. Postanowienia powyższego punktu dotyczą
również danych osobowych opiekunów prawnych, niebędących fizycznie na miejscu, udostępnionych w zgodzie na udział w konwencie osoby
niepełnoletniej.

§ 9 Prawa i obowiązki organizatora
1. Organizator zobowiązuje się dołożyć wszelkich starań w ramach umowy, aby larp oraz pobyt na terenie konwentu przebiegał bez zarzutu.
2. Organizator dokłada wszelkich starań w celu zapewnienia Uczestnikom bezpieczeństwa w czasie trwania konwentu.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do pozbawienia statusu Uczestnika i wykluczenia z larpa każdego Uczestnika łamiącego obowiązujące na terenie Polski
przepisy prawa, nieprzestrzegającego niniejszego regulaminu, niestosującego się do poleceń Organizatorów lub osób przez niego wyznaczonych, lub
zakłócającego przebieg larpa zgodnie z założeniami. W tym przypadku Uczestnikowi nie przysługuje prawo żądania zwrotu opłaty za wejściówkę.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do odmówienia prawa udziału Uczestnika w larpie, zwłaszcza jeżeli znajduje się on pod wpływem alkoholu lub
substancji odurzających, zachowuje się agresywnie, a także podejmuje jakiekolwiek działania, które mogą zagrażać zdrowiu i życiu, bądź godzić w poczucie
bezpieczeństwa i komfortu psychicznego pozostałych Uczestników, przedstawicieli Organizatora, sponsorów i partnerów wydarzenia. W tym przypadku
Uczestnikowi nie przysługuje prawo żądania zwrotu opłaty za bilet.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do odmówienia prawa udziału uczestnika w larpie, jeżeli uczestnik podejmuje przed rozpoczęciem albo w trakcie larpa
jakiekolwiek działania, które mogą zagrażać zdrowiu i życiu, bądź godzić w poczucie bezpieczeństwa i komfortu psychicznego pozostałych uczestników,
Organizatora przedstawicieli Organizatora, sponsorów i partnerów wydarzenia, a także godzić w ich dobra osobiste, w tym w dobre imię Organizatora, sponsorów
i partnerów wydarzenia.
6. Organizator nie odpowiada za rzeczy zagubione oraz zniszczone przez Uczestników larpa.
7. Organizator nie odpowiada za uszkodzenia ciała Uczestników.
8. Organizator nie zapewnia transportu na i z miejsca odbywania się konwentu lub / i larpa.
9. Organizator nie zapewnia ubezpieczenia następstw nieszczęśliwych wypadków Uczestnikom larpa.
10. Scenariusz larpa, przebieg eventów, kreacje postaci bohaterów niezależnych, karty postaci, elementy scenografii, kostiumy i inne utwory objęte są ochroną
praw autorskich i ich samowolne wykorzystywanie w jakikolwiek sposób bez uprzedniej zgody Organizatora jest zakazane. Uczestnik nie jest współautorem
scenariusza w znaczeniu prawnym.

§ 10 Postanowienia końcowe
Wszelkie spory wynikające z niniejszego regulaminu lub przebiegu larpa będą rozstrzygane przed sądem powszechnym w Polsce właściwym miejscowo dla
siedziby Organizatora.

§ 11 Wzór zgody na udział w konwencie osoby niepełnoletniej (dostępny również w załączeniu, w formacie PDF):

Zgoda na udział w konwencie osoby niepełnoletniej
Ja ………………….……………………………………………………………niżej podpisany/podpisana oświadczam, że jestem prawnym opiekunem
(imię, nazwisko, nr PESEL, nr telefonu)
………………………………………………………………………………i wyrażam zgodę na udział tej osoby w konwencie Fort. Na czas trwania imprezy
(imię, nazwisko, nr PESEL osoby niepełnoletniej)
powierzam opiekę nad osobą niepełnoletnią następującej osobie, która również bierze udział w konwencie Fort i będzie fizycznie na miejscu:
………………………………………………………………………………………………………
(imię, nazwisko, nr PESEL osoby odpowiedzialnej za osobę niepełnoletnią)
Jednocześnie oświadczam, że w przypadku jakichkolwiek problemów swoje uwagi bądź roszczenia skieruję do osoby zadeklarowanej powyżej jako osoba
odpowiedzialna za osobę niepełnoletnią podczas trwania konwentu Fort. Równocześnie wyrażam zgodę, aby w trakcie sprawowania opieki i wspólnego pobytu
…………………………………………………………. podejmował / podejmowała wszelkie decyzje w sprawach dotyczących osoby niepełnoletniej
(imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za osobę niepełnoletnią)
…………………………………………………………, a w tym również w zakresie jej/jego stanu zdrowotnego i leczenia.
(imię i nazwisko osoby niepełnoletniej)
……………………………………………………
podpis opiekuna prawnego
……………………………………………………
podpis osoby odpowiedzialnej za osobę nieletnią podczas trwania konwentu Fort
Numer kontaktowy do opiekuna prawnego…………………………………………………
Numer kontaktowy do osoby odpowiedzialnej za osobę niepełnoletnią………………………………………………………………..